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Die lange Suche nach einer guten Agentursoftware
 

Wir haben mittlerweile eine Grösse erreicht, die es nötig macht, der Organisation und der Stundenverrechnung etwas mehr Automatismen einzuhauchen. Und dazu legt man sich im allgemeinen eine sogenannte Agentursoftware zu, die dem gesamten Team die Möglichkeit gibt, Stunden und Rechnungsposten einzutragen, Kundendaten abzufragen und interne Memos und Tasklisten zur Verfügung stellt.


Ein weiterer äusserst wichtiger Aspekt ist das gesamte Rechnungswesen, das mit hoffentlich wenigen Klicks ermöglicht, Rechnungen zu stellen und Mahnungen zu verschicken. Bisher wurde das händisch erledigt, also jeder Mitarbeiter schickte seine Arbeitsstunden in einem OpenOffice Dokument, und diese Stunden wurden dann mühsam zusammensortiert und in eine Rechnung verwandelt. Man will ja auch den wohlverdienten Lohn für die geleistete Arbeit erhalten.

Und da diese Prozesse schon sehr am Ausarten waren, wurde beschlossen, sich nun endlich doch, trotz der oftmals horrend erscheinenden Kosten, eine Software zur Agenturverwaltung anzulegen.

Und die gibt es keineswegs wie Sand am Meer, die Anzahl der Systeme bleibt auch bei weiterführenden Recherchen überschaubar, und lässt sich, grob gesagt, in 2 Typen einteilen:

* Webbasierende Agentursoftware:
diese Webapplikationen speichern die Daten und Einstellungen online in die Datenbank eines Anbieters. Der Zugriff auf die Agentursoftware erfolgt ausschlieszlich im Browser.

* Netzwerkfähige Agentursoftware:
Diese Agentursoftware wird lokal im Netzwerk auf einem Server, bzw Rechner installiert und speichert die Daten vor Ort. Der Zugriff auf das System erfolgt über eigene Clients, die ein eigenes Interface und Funktionen bieten.

Warum sich jemand wirklich für ersteres entscheidet ist mir persönlich ehrlich gesagt ein Rätsel, immerhin, man bedenke, speichert man in einer Agentursoftware ässuerts sensible Daten wie sämtliche Kundenadressen, Ansprechpartner und die gesamte Verrechnung und Kontodynamik eines Unternehmens. Will man soetwas wirklich in der sogenannten "Cloud" liegen haben, völlig in den Händen eines Dritten? Und auch wenn die Sicherheit der cloud-basierenden Services hoch gerühmt wird, entspricht das, wie immer wiederkehrende Beispiele von global agierenden Unternehmen beweisen, keineswegs der Wahrheit. Kundendatenbanken und Rechnungsinformationen gehören dorthin wo sie wirklich gebraucht werden: direkt in den Händen der Firma selbst.

So machten wir uns also auf die Suche, und es war eine anstrengende Sache. Nicht nur, dasz es häufig schwer erkenntlich ist, ob ein Anbieter nun eine dieser Cloudsysteme produziert, oder ein eigenes System, dasz man auch richtig installieren kann, auch die Verfügbarkeit von frei zugänglichen Demos war rar. Viele Agentursoftware Onlinetools lassen sich nur virtuell vorführen, man macht also einene Termin und mittels Teamviewer und ähnlichen Tools bekommt man die Software am eigene Rechner gezeigt. Ich sage neben unflexibel auch unnötig komplizert und verschafft auch keinen eigenen Eindruck in der Benutzung.

Aber da diese Cloudservices sowieso nicht in Frage kommen, reduziert man das Blickfeld auf die "echte" Software da draussen. Auch hier ist das Gesamtbild etwas düster. Die meisten Agenturverwaltungs-Tools beruhen auf Filemaker, einem Datenbank System, und sind in der Benutzung mehr als dürftig. Die einzige Agentursoftware, die hier etwas aus dem Sumpf der Un-Usability herrausragt ist Revolver, das neben der Einzelplatzlizenz ein Mietmodell beinhaltet, für das man ein Jahr im voraus zu zahlen hat. Und auch hier gibt es eindeutige und gravierende Schwächen: So wird zum Beispiel ein rechter Mausklick kaum unterstützt, die Funktionen sind teilweise sehr dürftig und lassen nicht zu, dasz man eine Stundenauflistung automatisch an die Rechnung anhängt. Auch das Mietmodell an sich schreckt zuerst ab, hier scheint es aber kaum Alternativen zu geben.

Und dennoch, Revolver ist eindeutig das kleinste Übel, und deswegen doch empfehlenswert. Die Bedienung ist über weite Strecken okay und die Übersicht besteht auch. Eine besondere Freude ist das Stundeneintragen, bei dem man einfach im Kalender die jeweiligen Zeitblöcke einmalt. Deswegen vor allem haben wir uns für Revolver entschieden, ein mühsames Eintippen in Excelartige Listen und Formulare käme für uns nciht in Frage. Wir sind ja ein Kreativbetrieb, keine Buchhalter.

Und trotzdem, so einfach wird diese neue, tägliche Beziehung auch nicht. Allein bei der Demoversion, die es übrigends einfach zum Downloaden gibt, traten einige Macken klar hervor. Vor dem Einrichten des eMail Accounts in Revolver seien allen Demo-Usern gewarnt, da alle empfangenen eMails gegen das 1000 Einträge Limit der Demoversion zählen und man dann im Endeffekt gar nichts mehr tun kann. Und apropos. Ich versuchte die 960 eMail wieder zu löschen. Da Revolver aber keine normalen Windows Shortcuts unterstützt, und ein ALLE AUSWÄHLEN ebenso fehlt, bleibt nur das einzeln, händisch Löschen. eMail für eMail. Unglaublich, eigentlich, in der Benutzung besteht hier in weiten Bereichen dringender Nachholbedarf.

Nach all dem Durchforsten, Ausprobieren und Experimentieren mit dem Thema Argentursoftware bleibt ein schaler Nachgeschmack. Es gibt eigentlich keine hundertprozent befriedigende Lösung am Markt, eine die man einfach und intuitiv bedienen und ins Detail anpassen kann, ohne die ganzen Daten auf einen fremden Server auszulagern. Und hier ist Revolver wirklich das kleinste Übel. Immerhin.

Liste der Agentursoftwares:
http://www.agentursoftware-guide.de/

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